Koszty uzyskania przychodu – co można odliczyć w PIT 2026

Każdy podatnik rozliczający się z urzędem skarbowym ma prawo do pomniejszenia swojego przychodu o koszty jego uzyskania. To jeden z fundamentalnych mechanizmów polskiego systemu podatkowego, który sprawia, że podatek dochodowy naliczany jest nie od całości zarobionych pieniędzy, lecz od rzeczywistego dochodu. W 2026 roku zasady są już dobrze ugruntowane po reformach z lat poprzednich, ale wciąż wiele osób nie wykorzystuje w pełni przysługujących im możliwości. Poniżej wyjaśniamy wszystko, co powinieneś wiedzieć.

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Koszty uzyskania przychodu (KUP) to wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła. Definicja ta pochodzi z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i jest punktem wyjścia dla wszystkich odliczeń. Kluczowe jest słowo „w celu" – oznacza ono, że między wydatkiem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy.

W praktyce koszty uzyskania przychodu różnią się w zależności od źródła, z którego pochodzi dochód:

  • stosunek pracy (umowa o pracę, powołanie, mianowanie),
  • działalność gospodarcza,
  • umowy cywilnoprawne (zlecenie, o dzieło),
  • prawa autorskie i pokrewne,
  • najem i dzierżawa.

Koszty uzyskania przychodu przy umowie o pracę

Pracownicy rozliczający się na podstawie umowy o pracę mogą stosować zryczałtowane koszty uzyskania przychodu. W 2026 roku obowiązują następujące stawki:

  • 250 zł miesięcznie (3 000 zł rocznie) – dla pracowników zamieszkałych w tej samej miejscowości, co zakład pracy,
  • 300 zł miesięcznie (3 600 zł rocznie) – dla pracowników dojeżdżających do pracy z innej miejscowości.

Jeśli pracownik jest zatrudniony u kilku pracodawców jednocześnie, roczny limit KUP może być odpowiednio wyższy – maksymalnie do 4 500 zł przy jednym miejscu pracy z dojazdem lub 5 400 zł przy kilku miejscach zatrudnienia z dojazdem.

Co ważne, jeśli rzeczywiste wydatki związane z uzyskaniem przychodu ze stosunku pracy przekraczają kwoty ryczałtowe, pracownik może uwzględnić koszty faktycznie poniesione. Musi jednak posiadać imienne bilety lub inne dokumenty potwierdzające korzystanie ze środków transportu, a kwota udokumentowanych wydatków musi przekraczać limit ryczałtowy.

50% koszty uzyskania przychodu dla twórców

Jedną z najbardziej atrakcyjnych form odliczenia są 50% koszty uzyskania przychodu, przysługujące osobom korzystającym z praw autorskich lub pokrewnych. W 2026 roku nadal obowiązuje limit w wysokości 120 000 zł rocznie – po przekroczeniu tej kwoty stosuje się koszty zwykłe lub pracownicze.

Z 50% KUP mogą korzystać m.in.:

  • programiści i twórcy oprogramowania,
  • architekci i projektanci,
  • dziennikarze i copywriterzy,
  • graficy komputerowi,
  • muzycy, artyści i aktorzy,
  • nauczyciele akademiccy (w zakresie działalności dydaktycznej),
  • tłumacze i autorzy przekładów.

Aby zastosować podwyższone koszty, konieczne jest właściwe udokumentowanie pracy twórczej oraz zawarcie odpowiednich zapisów w umowie o pracę lub umowie cywilnoprawnej, wskazujących na przeniesienie praw autorskich.

Koszty przy umowie zlecenie i umowie o dzieło

Przy umowach cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenia czy umowa o dzieło, standardowo stosuje się 20% zryczałtowane koszty uzyskania przychodu liczone od przychodu brutto (pomniejszonego o składki ZUS, jeśli są pobierane). Oznacza to, że od każdej wypłaty automatycznie 20% kwoty traktowane jest jako koszt i nie podlega opodatkowaniu.

W przypadku umów o dzieło z przeniesieniem praw autorskich możliwe jest zastosowanie wspomnianej stawki 50%, co jest szczególnie korzystne dla freelancerów wykonujących prace twórcze.

Koszty w działalności gospodarczej

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą mają zdecydowanie szerszy katalog kosztów, które mogą uwzględniać w rozliczeniu podatkowym. W tym przypadku nie ma z góry określonych ryczałtów – można odliczać rzeczywiste, udokumentowane wydatki, które są związane z prowadzoną działalnością.

Do typowych kosztów firmowych zalicza się:

  • Koszty zakupu towarów i materiałów – surowce, towary handlowe, materiały biurowe,
  • Wynagrodzenia pracowników i zleceniobiorców – wraz z narzutami na ubezpieczenia społeczne,
  • Czynsz i najem – wynajem biura, magazynu, lokalu użytkowego,
  • Media i usługi telekomunikacyjne – prąd, gaz, internet, telefon służbowy,
  • Usługi zewnętrzne – księgowość, doradztwo prawne, marketing,
  • Koszty podróży służbowych – diety, noclegi, transport,
  • Amortyzacja środków trwałych – komputery, maszyny, samochody firmowe,
  • Ubezpieczenia firmowe – OC, majątkowe, komunikacyjne,
  • Szkolenia i kursy zawodowe – podnoszenie kwalifikacji związane z działalnością.

Samochód w kosztach firmowych

Szczególną uwagę warto poświęcić wydatkom na samochód. W 2026 roku obowiązują następujące zasady:

  • Samochód używany wyłącznie do celów służbowych – 100% kosztów (paliwo, naprawy, ubezpieczenie, amortyzacja),
  • Samochód używany zarówno służbowo, jak i prywatnie – 75% kosztów eksploatacyjnych,
  • Limit wartości dla amortyzacji: 150 000 zł dla samochodów osobowych spalinowych i hybrydowych, 225 000 zł dla pojazdów elektrycznych.

Koszty przy najmie prywatnym

Osoby osiągające przychody z najmu prywatnego w 2026 roku rozliczają się wyłącznie na zasadach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych – stawka wynosi 8,5% do kwoty 100 000 zł przychodu rocznie i 12,5% powyżej tej kwoty. Przy ryczałcie nie można odliczać kosztów uzyskania przychodu, ponieważ podatek naliczany jest od przychodu, a nie dochodu.

Ci, którzy wynajmują nieruchomości w ramach działalności gospodarczej, mogą stosować pełne koszty rzeczywiste, w tym amortyzację nieruchomości, koszty remontów, opłaty za zarządzanie czy koszty finansowania zakupu nieruchomości.

Czego nie można wliczyć w koszty?

Ustawa o PIT zawiera katalog wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, nawet jeśli pozornie mają związek z działalnością. Należą do nich m.in.:

  • wydatki na reprezentację, takie jak zakup alkoholu czy kosztowne upominki dla kontrahentów,
  • grzywny, kary i opłaty administracyjne wynikające z naruszenia prawa,
  • odsetki za zwłokę w regulowaniu zobowiązań podatkowych,
  • koszty egzekucji administracyjnej i sądowej,
  • wydatki poniesione na prywatne potrzeby podatnika,
  • składki na ubezpieczenie społeczne w części finansowanej przez pracownika (te odliczane są osobno od dochodu lub od podatku).

Jak prawidłowo dokumentować koszty?

Podstawą do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu jest jego właściwe udokumentowanie. Dla przedsiębiorców oznacza to przede wszystkim:

  • Faktury VAT – podstawowy dokument potwierdzający zakup towarów lub usług,
  • Rachunki – od podmiotów niebędących płatnikami VAT,
  • Umowy – szczególnie przy usługach długoterminowych,
  • Dowody zapłaty – wyciągi bankowe, potwierdzenia przelewów,
  • Dokumenty wewnętrzne – np. listy płac, rozliczenia diet z podróży służbowych.

Dokumenty należy przechowywać przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Urząd skarbowy może przeprowadzić kontrolę i zażądać okazania dowodów potwierdzających poniesione koszty.

Praktyczne wskazówki na rozliczenie PIT 2026

Aby maksymalnie wykorzystać koszty uzyskania przychodu, warto pamiętać o kilku kluczowych zasadach:

  1. Zbieraj wszystkie dokumenty na bieżąco – nie odkładaj porządkowania faktur i rachunków na koniec roku, bo łatwo coś przeoczyć.
  2. Sprawdź, czy przysługują Ci 50% KUP – jeśli wykonujesz pracę twórczą, upewnij się, że umowa zawiera odpowiednie zapisy o przeniesieniu praw autorskich.
  3. Rozważ faktyczne koszty przy dojazdach do pracy – jeśli masz długą drogę do zakładu pracy i możesz to udokumentować, rzeczywiste koszty mogą przewyższyć ryczałt.
  4. Konsultuj się z doradcą podatkowym – szczególnie przy bardziej złożonych sytuacjach, jak praca twórcza, działalność gospodarcza czy dochody z zagranicy.
  5. Korzystaj z programów do rozliczeń – narzędzia dostępne w serwisach takich jak finzone.org pomagają poprawnie obliczyć należne koszty i przygotować zeznanie podatkowe.

Podsumowanie

Koszty uzyskania przychodu to skuteczne narzędzie do legalnego obniżenia podstawy opodatkowania. Niezależnie od tego, czy jesteś pracownikiem etatowym, freelancerem, przedsiębiorcą czy twórcą – masz prawo do odliczenia określonych wydatków od swojego przychodu. Kluczem do sukcesu jest znajomość obowiązujących przepisów, rzetelne dokumentowanie wydatków oraz terminowe i poprawne wypełnienie zeznania podatkowego. W razie wątpliwości warto skorzystać z pomocy specjalisty lub sprawdzonego serwisu podatkowego.